审核日期一定下来，管理者代表就得干一件事：列迎审分工表。前些天在一家做阀门的企业里看到这一幕，管代把表往群一发，行政主管冒出来一句：审核是审质量的，跟我们行政有什么关系？销售负责人也附和：我们天天在外面跑客户，哪天客户约得开，就躲开审核那天行不行？

　　这笔账先算给他们听。现场审核两天，审核员按计划把各部门走一遍，行政被问培训记录拿不出来，销售被要合同评审记录说在业务员手机里，这一来一回，少的不是面子，是一般不符合项。开一条一般不符合，企业要限期提交整改材料，写原因分析、定纠正措施、附验证证据，质量部牵头折腾半个月；要是多部门都拿不出东西，被判定体系运行有系统性问题，证书都可能悬。而审核前花半天把各部门的资料理一理、把谁答什么交代清楚，成本几乎为零。一头是半个月的整改返工，一头是提前准备的一个下午，这道算术题不难算。

　　再讲讲道理。质量管理体系这条线，从来不只是质量部一个部门的事。培训记录在行政手里，合同评审在销售手里，供应商评价在采购手里，设备点检在生产手里。审核员对照标准条款查下来，每一份证据都长在各自主责的部门里。体系文件写得再全，现场问到一个部门答不上来，那一块就是空转。所以答案很明确：现场审核审的是整个企业的运行，各部门都在被审之列，都得准备。

　　各部门各自要备什么，大致有个谱：

　　1、管理层。质量方针、质量目标及达成数据的统计，管理评审的会议记录和报告，资源投入的证明。审核员跟老板聊的时间不长，问的问题却最深。

　　2、行政人事。岗位任职要求、培训计划与签到考核记录，特种作业人员的证件在不在有效期，这些是高频抽查点。

　　3、销售。合同评审记录，尤其非常规订单的评审痕迹；客户投诉的处理闭环。业务员手机里的口头承诺，不算记录。

　　4、采购。合格供方名录、供应商评价记录、采购订单与验收单的对应关系，三样要对得上。

　　5、生产。现行版本的作业指导书、过程记录填写完整、设备点检与保养记录，现场标识别缺。

　　6、品质。检验报告、不合格品处置记录、监视测量设备的校准证书在有效期内。

　　再说两个容易被忽视的环节。一是员工访谈。审核员会随机问一线员工三句话：你这个岗位的主要风险是什么、出了异常找谁、这张表单多久填一次。不需要背标准条文，按平时怎么干的如实说就行。千万别审核前一天晚上突击“教口径”，几个人说法一字不差，反而显得刻意；如实回答，就算有小瑕疵，多数也只是观察项。二是资料调阅。审核员要看哪份记录，陪审的人能很快拿出来，比现场翻半天印象分高得多，各让部门的资料提前集中归置一遍，就是这个用处。

　　还要提醒一句分寸：准备是把已有的东西理出来，不是把没有的东西补出来。突击补记录这件事，审核员见得多了，时间逻辑一对就露馅，补出来的问题比缺记录更难收拾。

　　开头那家阀门厂，后来行政和销售都进了分工表，各备各的资料清单。审核那两天，销售负责人还真在外地，人家提前把合同评审记录整理成册交给陪审人员，审核员翻完说了句：这家准备得扎实。一张分工表、各干各的活，两天审核就过得从容。您厂里要是迎审分工一直理不顺，欢迎留言说说情况，咱们接着聊。