本指引依据GB/T 19001—2016标准（修订中，将等同采用ISO 9001:2026）关于成文信息控制的要求编制，适用于企业质量管理体系及相关管理体系运行记录的填写、保存、检索、保护与处置，电子记录管理一并适用。具体以标准和认证机构现行要求为准。

　　一、适用范围与责任分工

　　本指引覆盖记录标识、填写、收集、保护、检索、留存期限、处置七个环节，纸质记录与电子记录均适用。由体系管理部门归口管理，各职能部门负责本部门记录的填写与保存，信息技术部门负责电子记录系统的运行与安全。

　　二、操作步骤

　　1、明确记录清单。梳理体系运行需要形成的记录，包括管理评审、内审、培训、采购与供方评价、生产与服务提供、监视测量、不合格处置、顾客投诉处理等，逐项明确记录名称、填写岗位、保存部门和留存期限，形成记录清单。

　　2、规范填写。记录随事项发生时即时填写，内容真实、要素齐全、字迹清晰；不得事后集中补填、不得代签。电子记录的填写人须以本人账号登录操作，不使用共用账号。

　　3、收集与标识。记录按类别和编号规则归档，电子记录按统一命名规则存储，做到名称、日期、责任人可辨识；纸质记录与电子记录并存时，明确以哪一份为准，避免两份记录互相矛盾。

　　4、保护与安全。纸质记录防潮、防火、防丢失，重要记录专柜保存；电子记录落实五点：权限分级（填写、复核、管理账号分离）、防篡改（修改留痕、日志不可清除）、可追溯（保留操作人、时间等信息）、存储可靠（本地与异地备份并定期恢复演练）、访问受控（敏感数据按需授权）。

　　5、检索与使用。确保记录能在需要时快速调取，电子记录支持按批次、日期、编号检索和导出；对外提供时使用不可随意编辑的格式，保持完整，不涂改、不拼接。

　　6、留存与处置。记录按法规、合同和认证规则要求的期限保存，认证相关记录的保存期限按规定执行；到期记录按程序审批后销毁，销毁过程留痕，涉密记录按规定单独处理。

　　三、常见错误与预防

　　1、集中补记：记录日期扎堆，真实性存疑，应随做随记。

　　2、修改无痕：电子记录可随意编辑、日志可清除，可追溯性缺失，应选用带留痕功能的系统并限制权限。

　　3、格式随意：用可编辑的办公文件作为核心质量记录，存在被改动风险，导出和归档应使用不容易被编辑的格式。

　　4、只存不备：电子记录只有单一存储、从不做恢复测试，一旦故障数据难找回，应建立本地与异地双备份并定期演练。

　　5、期限不清：记录该留多久没有规定，到期处置无审批，应在记录清单中逐项明确留存期限与处置规则。

　　四、检查与维护

　　体系管理部门每半年检查一次记录管理的执行情况，重点核对记录清单完整性、填写的及时性与真实性、电子记录的权限与备份状态；认证规则、行业规定或信息系统发生调整时，及时更新记录清单和管理要求。记录管得实，体系运行才有迹可循，审核和检查来了也站得住。