前几天在一家企业做体系辅导，行政主管拿着平板过来问了一句：“我们车间现在点检、检验都在这上面填了，省事是省事，可万一审核老师来了说电子记录不算数，之前的功夫不就白搭了？”他说话的时候，手指还停在屏幕上，看得出一半是期待，一半是担心。

　　这个问题问得很实在。先把结论放前面：认，但有条件。

　　记录是认证的底子，认证规则里说得很清楚，记录是认证活动是否有效实施的依据，核心要求就三个字——真、准、全。真实，内容和实际发生的情况对得上；准确，时间、人员、参数、结论这些关键要素不含糊；完整，从头到尾不缺环节。这几条不管是纸质还是电子，标准是一样的。新版管理体系认证规则和新版ISO 9001标准，都把数字化和电子记录正式写了进去，认可电子签名、认可云端存储，条件和纸质记录对等。所以不是“认不认”的问题，是“你的电子记录够不够格”的问题。

　　那什么样的电子记录才算够格，可以按几条硬杠杠来对。

　　1、不能随便改。核心的质量记录，别用那种谁都能改的办公表格文件，也别用存在某台电脑里的本地表格。要用带权限管理、自动留操作日志的系统，谁在什么时候改过什么，都留着痕迹。

　　2、权限要分开。填记录的人、复核的人、管系统的人，账号得分开，普通员工不能有删改历史数据的权限。一个人既能填又能改还能删，这样的电子记录等于没有底。

　　3、留元数据。每一次修改留下前后对比、操作人、时间，导出的时候用不容易被编辑的格式，比如带数字签名的文档或者归档格式的PDF。这两条做到了，电子记录的可追溯性就立住了。

　　4、备份和恢复要演练。本地存一份，异地再存一份，每年至少做一次完整的数据恢复测试，留个记录。数据丢了又还原不了，前面对得再整齐也没用。

　　5、记录还是得随做随记。电子化最大的好处是方便，但方便不等于可以年底一次性补。系统里那串时间戳是骗不了人的，集中补出来的记录，日期全挤在一起，反而是破绽。

　　再说说这笔账划不划算。电子化的好处很直白：跨地区、多厂区的企业，文件传递和审批快得多；记录能检索、能追溯，找一份三年前的检验记录几秒钟的事；纸少了，仓库存档的地方也省了。代价是前期要选对工具、配好权限、定好制度，一次性的投入换来往后年年省事。反过来，如果图省事用最简单的表格对付，审核时被开出记录不可追溯、无法证明真实的问题，整改起来可就不是填几张表的事了。

　　有一条建议给到准备改的企业：动手之前，先跟合作的认证机构沟通一下，问清楚他们对电子记录的接受程度和格式要求。不同机构的口径可能有差异，提前对齐，改造一次到位，免得改完了再返工。

　　记录从纸变成数据，变的是形式，不变的是它得经得起翻。工具选对、权限分清、留痕做足，电子记录不但认，还能帮你把体系管得更省心。

　　如果您家正准备把记录搬到线上，不确定工具和流程怎么设才合规，可以私信睿联质晟，一起把方案捋一遍。