先说一件已经收尾的事。一家做机械件的企业，去年监督审核差点没过，问题不在体系本身，而在人：原来管体系的负责人三月份离职，走得急，交接只留了一个U盘。接手的是行政岗转过来的新人，翻开文件才发现，内审计划没排、管理评审上次开完就没有下文、连证书什么时候到期都说不清。等到审核通知发下来，距离再认证只剩一个月，全公司临时抱佛脚。

　　这家企业补救了两个月才稳下来。回过头看，问题不是离职本身——人流动是常态，问题在于整个体系的所有线索都挂在一个人的脑子里和一台私人电脑里。人一走，线索全断。

　　这么吊着，代价有多大，其实能算出来。平时把体系交给一个人管，省的是精力；可一旦这个人离职、退休或者调岗，企业要重新捋文件、补记录、重新对接机构、甚至差点错过再认证。补救花的这两三个月，本来就该是正常运转的时间。这笔账，比平时多做几件“麻烦事”贵得多。

　　真正稳的做法，就四件事，都不费什么钱。

　　1、让知识和记录离开个人。体系文件、受控清单、内审与管理评审记录、证书清单和有效期、机构对接人，统一放在公司能接管的位置，不落在个人电脑或私人账号里。

　　2、关键岗位设备份。至少两个人熟悉体系怎么运转，谁是主责、谁是替补写清楚。哪怕平时只做配合，遇到人员真空期也不至于两眼一抹黑。

　　3、离职交接列清单。证书有哪些、有效期到哪天、哪些不符合项还没闭环、下次审核大概什么时间、机构联系人是谁、系统账号怎么交，一条条对完签字再走。

　　4、外部支持别断。和长期合作的辅导或服务机构保持联系，真遇到人员交接的空档，能有人先顶上来把关键节点看住。

　　做这四件事，多花的精力有限，换来的是体系不因人而动。反过来，企业如果发现自家体系只有一个人说得清，那就是一个需要尽快补上的漏洞。

　　如果您家也担心体系工作“人走茶凉”，或者正处在负责人交接的空档期，可以把情况说一下，私信睿联质晟，帮您理一份交接和补位清单。